Günümüzde işletmeler, üretkenliği artırmak ve genel giderleri azaltmak için sürekli olarak operasyonlarını optimize etmenin yollarını arıyor. Birçoğunun yöneldiği çözüm, temel olmayan iş işlevlerinin üçüncü taraf bir hizmet sağlayıcıya yaptırıldığı iş süreci dış kaynak kullanımıdır (BPO). BPO, maliyetleri yönetmenin, pazara sunma süresini kısaltmanın ve müşteri memnuniyetini artırmanın etkili bir yolu olduğunu kanıtladı.
Bununla birlikte, piyasada bulunan bu kadar çok BPO hizmet sağlayıcısıyla, işletmelerin kendi özel ihtiyaçlarını karşılayan doğru ortağı seçmesi zor olabilir. Bu makale, başarılı bir dış kaynak kullanımı ilişkisi sağlamak için işletmelerin doğru BPO şirketini seçerken göz önünde bulundurması gereken temel faktörleri ele alacaktır.
- İş İhtiyaçlarınızı Tanımlayın
Doğru BPO şirketini seçmeye yönelik ilk adım, özel iş ihtiyaçlarınızı belirlemektir. Hangi süreçleri dış kaynak olarak kullanmak istediğinizi belirleyin ve bunu yaparak neyi başarmak istediğinizi belirleyin. Bu, verimliliğin artırılması, maliyetlerin düşürülmesi, özel becerilere erişim veya temel iş işlevlerine odaklanmak için daha fazla zaman olabilir.
- Piyasa Analizi Yapın
Ardından, potansiyel BPO hizmet sağlayıcılarını belirlemek için biraz pazar araştırması yapın. Dış kaynak kullanmak istediğiniz belirli hizmetlerde uzmanlaşmış ve sizinkine benzer işletmelerle çalışma deneyimine sahip sağlayıcıları arayın. Bu, yasal süreç dış kaynak kullanımı, müşteri desteği, arka ofis operasyonları veya dijital pazarlamayı içerebilir.
- Uzmanlıklarını ve Yeteneklerini Değerlendirin
Birkaç BPO hizmet sağlayıcısını kısa listeye ekledikten sonra, dış kaynak sağlamak istediğiniz alan(lar)daki uzmanlıklarını ve yeteneklerini gözden geçirin. Sağlayıcının eşik limitlerini, ölçeklenebilirliğini ve benzer süreçleri yönetme deneyimini göz önünde bulundurun.
Örneğin, müşteri desteği konusunda güçlü bir geçmişe sahip bir sağlayıcı arıyorsanız, telefon, e-posta veya sohbet gibi çeşitli kanallar aracılığıyla müşteri sorularını ele alma konusunda yeterli deneyime sahip olduğundan emin olun. Sağlayıcının bazı alanlarda uzmanlığı yoksa bu durum gecikmelere, teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve ortalamanın altında çıktılara yol açabilir.
- Teknik Yeteneklerini İnceleyin
Dijital çağda, düşündüğünüz BPO hizmet sağlayıcısının teknik yeteneklerine bakmak çok önemlidir. Buna BT altyapıları, güvenlik önlemleri ve yazılım çözümleri dahildir.
Potansiyel sağlayıcınızdan donanım, yazılım ve ağ özelliklerini isteyin ve güncel olduklarını doğrulayın. Şirketinizin düzenlemelerine uyduklarından emin olmak için veri güvenliği önlemleri, veri yedekleme politikaları ve felaket kurtarma planları hakkında bilgi alın.
- İletişim Becerilerini Değerlendirin
BPO ilişkilerinde etkili iletişim çok önemlidir. Hizmet sağlayıcının işletmenizle sorunsuz iletişim kurmasını sağlayan uygun iletişim kanallarına sahip olduğundan emin olun. Buna video konferans, proje yönetimi araçları, e-posta veya sohbet desteği dahildir.
Sağlayıcının dil yeterliliğinin iş gereksinimlerinize ve gerekirse ana dilinizdeki sözleşmeli hizmetlere uygun olduğundan emin olun.
- Fiyatlandırma ve Ödeme İşlemlerini Doğrulayın
Fiyatlandırma, bir BPO servis sağlayıcısı seçerken dikkate alınması gereken bir diğer önemli faktördür. Fiyatlandırma modellerini ve ödeme koşullarını net bir şekilde anladığınızdan emin olun ve herhangi bir gizli ücret veya masraf olup olmadığını doğrulayın.
Piyasa oranını anlamak ve fazla ödeme yapmaktan kaçınmak için farklı sağlayıcıların fiyatlarını karşılaştırın. Saatlik ve sabit oranlı fiyatlandırma dahil olmak üzere fiyatlandırma seçeneklerini sorun ve bütçenize ve ihtiyaçlarınıza en uygun seçeneği belirleyin.
- Esnekliklerini ve Duyarlılıklarını Kontrol Edin
Son olarak, düşündüğünüz BPO hizmet sağlayıcısının esnekliğini ve yanıt verebilirliğini kontrol edin. Değişen iş gereksinimlerinize ve gereksinimlerinize hızla uyum sağlayabileceklerinden emin olun. Ayrıca, herhangi bir gecikmeyle karşılaşmamak için sürecinizle ilgilenecek yeterli personele sahip olduklarını doğrulayın.
Hızlı yanıt veren bir hizmet sağlayıcı, teklifler 24 / 7 destekve BPO'nun faydalarını en üst düzeye çıkarmanıza olanak tanıyan esnek çalışma saatlerine sahiptir.
Doğru BPO şirketini seçmek, başarılı dış kaynak kullanımı, maliyetlerin düşürülmesi ve verimliliğin artırılması için çok önemlidir. İş gereksinimlerinizi tanımlama, pazar analizi yapma, teknik ve iletişim yeteneklerini değerlendirme ve esneklik ile yanıt verebilirliği kontrol etme dahil olmak üzere yukarıda belirtilen faktörleri göz önünde bulundurarak, bir BPO hizmet sağlayıcısı seçerken bilinçli bir karar verebilirsiniz.